26 de outubro

GDF - Administrações Regionais

FAQ SEI-GDF

Perguntas frequentes sobre o SEI-GDF


 

Confira algumas perguntas frequentes levantadas por usuários relacionadas às mais diversas questões que envolvem o Sistema Eletrônico de Informações – SEI-GDF.


 

O SEI é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades com intuito de modernizar as rotinas de trabalho e de gestão de documentos, promovendo maior eficiência administrativa. O SEI foi o sistema escolhido pelo projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), que visa ofertar uma infraestrutura para tramitação de processos em meio eletrônico em todas as esferas da administração pública. É um sistema que pode ser visto como um aliado no dia a dia dos servidores, trazendo agilidade, produtividade e maior qualidade ao trabalho desenvolvido.

O cadastro e permissões de usuários para acesso ao SEI-GDF é realizado pela Unidade Setorial de Gestão do SEI no seu órgão. Em ATENDIMENTO no Portal SEI-GDF você encontra o contato das unidades setoriais (http://www.portalsei.df.gov.br/category/seigdf/atendimento/).

Podem acessar o SEI-GDF, servidores lotados nos órgãos e entidades do Distrito Federal, conforme estabelecido no Artigo 6º da Portaria 459 de 25 de novembro de 2016. Estagiários maiores de idade e terceirizados também podem acessar, porém com perfil limitado.

perfil de acesso define a quais funcionalidades um determinado usuário possui acesso dentro do sistema.

O login do SEI-GDF será o mesmo utilizado para acesso à rede ou e-mail do seu órgão. Procure a unidade setorial do seu órgão e verifique qual o login deve utilizar e se já possui permissão ao SEI-GDF. A unidade setorial é a unidade responsável para conceder permissão. Em ATENDIMENTO no Portal SEI-GDF você encontra o contato da sua unidade setorial (http://www.portalsei.df.gov.br/category/seigdf/atendimento/).

Sim. O SEI-GDF pode ser acessado de qualquer dispositivo com Internet, seja computador, notebook, tablet e smartphone o que traz agilidade aos trâmites processuais.

O acesso ao sistema poderá ser feito no dispositivo escolhido, por meio do endereço http://sei.df.gov.br , utilize o seu login de acesso à rede ou e-mail, na dúvida do login correto, entre em contato com a unidade setorial do seu órgão e confirme o login correto. Em ATENDIMENTO no Portal SEI-GDF você encontra o contato das unidades setoriais (http://www.portalsei.df.gov.br/category/seigdf/atendimento/).

Não. O SEI-GDF não é acessível no exterior. Porém é acessível via VPN. Entre em contato com a área de TI (tecnologia da informação) do seu órgão e solicite acesso remoto à rede do seu órgão. Com o acesso remoto será possível acessar o SEI-GDF.

Não, o acesso do usuário externo fora do Brasil é bloqueado.

Recomenda-se sempre a utilização do Mozilla Firefox, no entanto, todos os navegadores podem ser utilizados.

Não. O SEI não pode ser considerado um sistema de gestão eletrônica de documentos, pois é preciso que sejam implementadas novas funcionalidades e sejam realizadas alterações de base. Como, aspectos essenciais de um sistema de gestão eletrônica de documentos para apoiar o controle do ciclo de vida dos documentos, bem como a organização e manutenção do acervo arquivístico não são atendidos pelo SEI.

Não. Porém, essa é uma característica bastante positiva do sistema, já que isso permite que o SEI se adapte facilmente a diferentes contextos e instituições. O SEI proporciona a realização de um eficiente fluxo de trabalho de forma inovadora, já que não é mais necessário que o processo tenha um fluxo linear. Isso quer dizer que um mesmo processo pode ser acessado por diferentes unidades simultaneamente, o que gera maior produtividade e redução de prazos. Isso permite uma implantação mais simples e rápida do SEI nas instituições.

O processo nato digital é aquele que se originou já em meio eletrônico, em vez de ter sido protocolado e autuado em meio físico (papel), podendo ser composto tanto por documentos nato-digitais quanto digitalizados.

Documento nato-digital é aquele criado originalmente em meio eletrônico, nascido em formato digital.

Para anexar um processo é necessário um despacho da autoridade competente, conforme Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Distrito Federal, determinando a realização do procedimento. O processo secundário – que será anexado – deve estar aberto somente na unidade que realizará a anexação. Antes de anexar é necessário verificar se há documentos pendentes de assinatura, pois após a anexação essa ação não poderá ser realizada.

Atenção: processos sigilosos não podem ser anexados.

É uma função utilizada para atribuir um processo a um usuário da unidade. Os processos atribuídos aparecem com no nome do usuário na tela de Controle de Processos.

Não. A funcionalidade de atribuição de processo (representado pelo ícone pasta amarela e boneco preto) é justamente a individualização do processo, ou seja, somente uma pessoa ficará responsável pelo processo.

Se as ações a serem realizadas no processo por sua unidade foram finalizadas o processo deve ser encaminhado para providências ou deve-se Concluir Processo, através da funcionalidade Concluir Processo (representado pelo ícone da pasta amarela sobre a mão e um x vermelho).

Com isso, o processo sumirá da tela de Controle de Processos.  Se quiser consultar o processo em outros momentos poderá colocá-lo em Bloco Interno ou em Acompanhamento Especial (representado pelo ícone do olho), para facilitar o acesso, e depois concluir.

Não existe apensação no SEI, a funcionalidade existente para isso é Relacionamento de Processos (representado pelo ícone seta azul e seta verde), por meio dela relacionam-se processos que possuam alguma ligação entre si (por exemplo, informações complementares), porém, os processos são autônomos.

Não. O processo no SEI é realizado por completo em formato eletrônico e não há necessidade de impressão para arquivamento. Também não há necessidade e impressão para entrega entre os órgãos do GDF, todo o trâmite entre os órgãos do GDF deve ser eletrônico. Para conhecimento do histórico, todo o trâmite fica registrado no andamento do processo, identificando a ação realizada e o usuário que realizou. Para verificar o trâmite completo do processo basta clicar a lupa, que fica abaixo da Árvore do Processo e clicar em Consultar Andamento (representado pelo ícone da lupa).

Sim, é possível que um usuário tenha acesso a mais de uma unidade, no entanto, o usuário só terá perfil para assinatura de documentos na unidade em que está oficialmente lotado, conforme informações do Sistema Único de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH) ou unidades em que tenha designação oficial, conforme publicação no DODF. Nas demais unidades, o usuário terá perfil de “Colaborador”, podendo realizar o mesmo trabalho, mas sem a possibilidade de assinatura de documentos.

As permissões dos perfis de usuário e colaborador devem limitar-se a no máximo 05 (cinco) permissões por usuário. Recomendando que sejam concedidos no seguinte formato, quando o usuário possuir cargo: – Titulares dos órgãos: Nos gabinetes, unidades diretamente subordinadas e colegiados de que faça parte; – Secretários executivos e adjuntos, subsecretários, coordenadores, diretores e demais cargos: nas unidades diretamente subordinadas e colegiados de que faça parte;

Destacamos que a ação de limitação de permissões atende a solicitação da Nota Técnica N.º 5/2020 – SEEC/SEGEA/SUTIC/UCETIC (35889008) da Unidade Técnica de Gestão do SEI-GDF, e se faz necessária tendo em vista que a quantidade de permissões, por usuário, impacta a carga no ambiente de banco de dados do SEI-GDF. A quantidade de permissões por usuário será monitorada pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF, e os órgãos do GDF serão acionados quando a definição acima não for atendida, conforme determina o Art. 7º-C do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015.

Deve ser solicitada à Unidade Setorial de Gestão do SEI no seu órgão a atribuição de permissão ao seu substituto na sua unidade. Para essa atribuição deverão ser informados o nome completo, matrícula, e o login do substituto, o período da substituição, o motivo legal do impedimento do titular e a publicação oficial da substituição.

Não. No SEI cada documento recebe um número único que possibilita referenciá-lo, também chamado DOC-SEI.

Documentos do tipo correspondência (ofícios e memorandos) possuem numeração automática no SEI.

Os processos produzidos no SEI recebem um Número Único de Protocolo – NUP, gerado automaticamente, e cada um dos documentos gerados no processo recebem numeração, e podem ser referenciados por ela.  Os processos ou documentos em suporte físico digitalizados e inseridos no SEI deverão ter o número de protocolo original informado, com data de autuação ou criação original.

Não há limites para inclusão de documentos em um processo SEI, no entanto, a cada 20 (vinte) documentos, o sistema cria automaticamente, subpastas,  para facilitar a visualização da árvore do processo.

A árvore do processo é composta pela sequência de documentos que o compõem.

Documentos físicos deve ser digitalizados para serem cadastrados no SEI como documento externo. O padrão de digitalização está descrito no sistema SEI, em novidades (representado por N no canto superior do sistema).

Na tela Novidade, tecle (Ctrl + F) , digite "Digitalização de Documentos" e tecla Enter para localizar as orientações.

O padrão de digitalização deve ser de 150 dpi, monocromático e com OCR (Optical Character Recognition). Solicite à equipe de suporte de TI do seu órgão a configuração dos scanners para 150 dpi, monocromático e OCR.

Quando se fala de extensões permitidas no SEI, o instrumento que orienta quanto aos formatos permitidos como documentos externos é o ePING – Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico, disponível no Portal SEI-GDF (www.portalsei.df.gov.br no menu SEI no GDF em Documentação do SEI-GDF >> Extensões Permitidas no SEI-GDF). Documentos digitalizados a partir do papel devem ser salvos em PDF-A e recomenda-se que as imagens sejam incluídas como conteúdo dos documentos pelo próprio editor do SEI.

1. Nato Digital: Documento nato-digital é aquele criado originalmente em meio eletrônico, nascido em formato digital.

2. Digitalizado nesta unidade: Documento digitalizado neste unidade é aquele recebido fisicamente (em papel) e digitalizado para incluí-lo no SEI. O documento digitalizado pode ser:

2.1. Cópia simples – cópias de documentos, xerox;

2.2. Cópia autenticada por cartório – neste caso, incluir nesta opção apenas aqueles documentos que foram autenticadas em cartório. Exemplo: Carta de Exclusividade de Empresa de Base de Dados de Periódicos;

2.3. Cópia autenticada administrativamente – neste caso, escolher esta opção, se ver que existe um original e a cópia for digitalizada. É o caso de dar a fé em documento público. Exemplo: Cópia de DODF.

2.4. Documento original – quando é digitalizado o documento original. Essa opção somente deve ser escolhida se o usuário estiver de posse do documento digitalizado.

Não. O processo será concluído apenas na sua unidade.

O processo pode ser colocado em Acompanhamento Especial (representado pelo ícone do olho) ou em Bloco Interno (representado pelo ícone folha em branco e livros) para organização interna e facilidade de acesso dos usuários da unidade. Os Blocos Internos podem ser criados por assuntos, por exemplo, Bloco Interno chamado Férias poderá guardar todos os processos de férias dos usuários da unidade neste bloco, facilitando a localização dos prcessos.

Sim, desde que haja necessidade de continuar o andamento. Processos em papel encerrados ou arquivados não devem ser incluídos no SEI-GDF, a não ser que seja necessária a continuidade da tramitação. Caso seja um processo de até 1 (um) volume poderá ser convertido integralmente, acima disso, sugere-se a conversão parcial. Processos com mais de um volume só poderão ser convertidos integralmente após análise e autorização da Unidade Central de Gestão do SEI-GDF. Deve ser seguido a risca o Tutorial de Conversão de Processos Físicos em Eletrônicos disponível no http://www.portalsei.df.gov.br/category/seigdf/orientacoes/.

Sim. Na tela de edição do documento é permitido inserir imagem. Imagem também pode ser cadastrada como documento na árvore do processo.

Documento excluído não deixa qualquer rastro na árvore do processo. Funciona como se estivéssemos criando uma minuta em meio físico e rasgássemos o papel, após verificarmos ser desnecessário dar seguimento à finalização do documento. No entanto, dados da criação podem ser recuperados por meio de auditoria.

Pode. A exclusão é permitida para documentos criados em sua unidade e não assinados, mas lembre-se um documento excluído não poderá ser recuperado. Apenas o perfil “usuário” consegue excluir.

A funcionalidade Cancelar um Documento permite que um documento seja cancelado e para isso é necessário justificar o motivo. Apenas o perfil de "Usuário" pode realizar a ação.

Documento cancelado fica aparente na árvore do processo (representado pelo ícone quadrado com 2 linhas diagonais com cortorno vermelho), no entanto não é possível ler seu conteúdo.

 

Devemos utilizar esse procedimento com muito critério, pois equivale a retirar do processo um documento validado. Nesse caso, é preciso um despacho da chefia imediata, no qual se justifica o motivo do cancelamento do documento

Sim, desde que o processo tenha sido produzido ou enviado para a unidade do usuário. O SEI é um sistema colaborativo, os usuários das unidades em que o processo encontra-se aberto, podem trabalhar simultaneamente no processo e fazer a ação de inclusão de documentos.

Sim, desde que os usuários tenham permissão na mesma unidade onde o documento está sendo produzido. Outra forma de fazer alterações coletivas em um documento é por meio do Bloco de Assinaturas, nesse caso em unidades diferentes.

Não, é necessário clicar no botão Salvar, constante na tela de edição de conteúdo, no canto superior esquerdo.

Não, pois o SEI-GDF tem backups diários para evitar a perda de documentos e informações.

A busca encontra-se disponível na pesquisa e pesquisa avançada para localizar documentos e processos. A pesquisa localiza informações tanto pelos dados de cadastro do processo e documentos, como pelo conteúdo de cada documento. Para a busca no conteúdo de documentos externos (pdf) é necessário que esse tenha passado pelo reconhecimento ótico de caracteres (OCR).

OCR é a sigla referente a Optical Character Recognition (que em português, pode ser traduzido como Reconhecimento Óptico de Caracteres), utilizada para reconhecer caracteres de documentos em formato PDF. É importante que todos os documentos externos a serem inseridos no sistema passem por esse processo de reconhecimento de caracteres a fim de se tornarem pesquisáveis.

O que garante o acesso a essas informações é o nível de acesso. Se for público, é possível ser pesquisado por qualquer usuário, se restrito, somente pelos usuários das unidades onde foi tramitado. Todos os campos de preenchimento do processo ou documento podem ser utilizados para pesquisa.

Não existe recurso automático para nota de rodapé no SEI, a referência deve ser feita manualmente.

Não, a citação deve ser feita manualmente, para isso pode-se utilizar no editor de texto do SEI o estilo “Texto Citação”.

Para se garantir a segurança das informações cujo nível de acesso deve ser restrito ou sigiloso.

O nível de acesso pode ser dado tanto ao processo, quanto ao documento. No entanto, caso o processo seja público, um documento com nível de acesso restrito ou sigiloso “contaminará” todo o processo. Ou seja, se o processo é público, mas colocar um documento restrito, todo o processo fica restrito. Leia o manual de Segurança da Informação GDF disponível em http://www.portalsei.df.gov.br/category/seigdf/orientacoes/

A hipótese legal depende do teor do documento, se o documento possuir informação da qual o acesso deve ser restrito ou sigiloso, a escolha do nível de acesso deve se basear nessa informação.

Não existe essa previsão. As alterações de sigilo dos documentos e processos serão feitas conforme a alteração do nível de acesso, por exemplo, ao finalizar uma demanda cujo nível de acesso precisa ser restrito por um tempo e posteriormente pode ser pública.

Caso conheça o número do processo, utilize o campo pesquisa simples, informe o número do processo e faça a busca, após encontrar o processo, clique no botão Reabrir Processo. Se o usuário não souber o número do processo, deverá utilizar a pesquisa avançada para fazer a busca. Você também pode utilizar o relatório de Estatísticas da Unidade, ele emite relatório dos processos concluídos na sua unidade.

Caso você não encontre o seu processo na pesquisa simples, utilize a pesquisa avançada. A partir da pesquisa avançada são apresentados diversos campos de busca, como data de produção, órgão ou unidade produtora, tipo de processo e documento, entre outros.

Quando você clica em Enviar Processo, ao final da página, existe o campo de Retorno Programado, que tem a funcionalidade de você programar uma data de retorno de um processo: por data exata, ou por período de dias, sendo úteis ou não.
Na unidade de destino aparecerá o ícone para indicar que é um processo com prazo de Retorno Programado (representado pelo ícone duas setas brancas em um quadrado amarelo).

Quando vence o prazo de retorno, o ícone de Retorno Programado fica vermelho na tela de Controle de Processos servidor, avisando aos servidores daquela unidade da necessidade devolução do processo a unidade de origem.

Utilize o Menu lateral e clique em Retorno Programado, o sistema apresentará os processos enviados ou recebidos com retorno programado pela unidade. Utilizando o calendário lateral será possível ampliar a pesquisa.

Não precisa. Você poderá Reabrir Processo e incluir um documento (ofício) nele e reenviar ao órgão X.

O documento deve ser inserido no Bloco de Assinatura e disponibilizado para a unidade do chefe que irá assinar. Após assinar o documento, o bloco deverá ser retornado e o documento excluído do bloco de assinatura.

No âmbito da ICP-Brasil, a assinatura digital possui autenticidade, integridade, confiabilidade – seu autor não poderá, por forças tecnológicas e legais, negar que seja o responsável por seu conteúdo. A assinatura digital fica vinculada ao documento eletrônico e, caso seja feita qualquer alteração no documento, a assinatura se torna inválida. A técnica permite, não só verificar a autoria do documento, mas estabelecer “imutabilidade lógica” do conteúdo, pois qualquer alteração do documento, como por exemplo a inserção de mais um espaço entre duas palavras, invalida a assinatura. (Fonte: Assinatura Digital )

Permite a identificação segura e inequívoca do autor de mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, como a web. Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora – AC que, seguindo regras estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, associa uma entidade (pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas. Os certificados contêm os dados de seu titular conforme detalhado na Política de Segurança de cada Autoridade Certificadora. (Fonte: Certificação Digital ).

Sim, com o certificado e-CPF. Acesse o manual disponibilizado no Portal SEI-GDF, no menu SEI no GDF >> Documentação SEI-GDF >> MANUAIS / TUTORIAIS >> Certificado Digital E-CPF (ICP-Brasil) – Configuração/Utilização.

Minutas não são documentos assinados, por isso não há como enviá-las a outras unidades, a não ser via Bloco de Assinatura ou disponibilizadas para conhecimento por meio do Bloco de Reuniões. As minutas também por ser encaminhadas no conteúdo de um documento do tipo memorando, ofício ou despacho. O usuário deverá redigir o documento justificando o envio da minuta, abaixo dessa justificativa colocará o texto a ser incluído e produzido na unidade da autoridade competente.

Utilize o comando no menu Estatísticas / Unidade e informe o período desejado. A estatística do SEI apresenta estatísticas básicas de produção e também o tempo médio de trâmite processo.

É o número único do documento criado no SEI. Para cada documento criado ou inserido o sistema gera esse número. Ele é muito importante, pois além de ser uma informação pesquisável serve para referenciá-lo em outro documento.

No SEI, a ideia de citação de folhas não existe, pois não há numeração de páginas. O que o sistema apresenta é o hiperlink de documentos, que na edição de conteúdo, ao clicar no ícone do SEI, aparecerá um janelinha pop-up escrito “Protocolo”. Você indicará o número do Documento SEI, clicar em OK, e após, ao salvar este documento novo, ele apresentará esse número como hiperlink, abrindo uma nova aba do navegador quando clicado.

Neste caso, o sistema apresenta duas opções: o Texto Padrão e o Documento Modelo.
No Texto Padrão, você insere um texto antes de produzir um novo documento. Vá em Menu / Textos Padrão e após clique em novo para criar um modelo. O sistema apresenta o estilo de texto padrão a ser utilizado em Estilos de Bloco, e que tem várias opções para formatar seu modelo.
No Documento Modelo, você aproveita um documento já produzido e favorita ele dentro de um grupo de Documentos Modelo, que poderá ser aproveitado posteriormente.
Para os dois casos, você utilizará estes modelos na tela Gerar Documento, selecionando a opção desejada. Para a opção Documento Modelo, o sistema ainda apresenta um campo, onde você insere um número de um Documento do SEI, sem a necessidade de estar entre os salvos.

Pode-se organizar os processos por meio da utilização de um Marcador, de anotações ou com a atribuição de processos a um usuário da unidade. O sistema apresenta 9 (nove) tipos diferentes de marcador por cor. Para colocar um, clique no processo desejado, clique no ícone Marcador > Novo > Selecionar a Cor do marcador, inserir um nome para o Marcador > salvar. Após, na tela Controle de Processos, ao lado do número do processo, ele mostrará um ícone do marcador. Tem ainda a opção de visualizar os processos da unidade em Ver por marcador. Clicando nesta opção, apresentará os marcadores já criados e o número de processos em cada marcador. Para ver, clique no número do processo (que é um link).

O SEI possui a funcionalidade “Anotações” disponível para comunicação com a equipe interna da unidade. Servidores de outras unidades não tem acesso a essas informações. Para criar anotações o usuário deve:

1. Selecionar o processo desejado na tela de “Controle de Processos”;

2. Clicar no ícone “Anotações” no menu superior da tela;

3. Digitar as anotações/observações;

4. Clicar em “Salvar”.

O SEI possui a funcionalidade “Gerenciar Marcador” disponível para organização interna das equipes de trabalho. Cada unidade pode criar e gerenciar seus marcadores, que não ficam visíveis por outras unidades. Para criar marcadores, o usuário deve:

1. Clicar em “Marcadores” no menu principal;

2. Clicar em “Novo”;

3. Selecionar o símbolo do marcador desejado e nomeá-lo;

4. Clicar em “Salvar”.

Sim, você poderá criar Blocos Internos. Você irá em Menu > Blocos Internos, clicar em novo, informar a uma descrição (nome do Bloco), e salvar. Posteriormente, na área controle de processos, você selecionará os processos (tanto na coluna de gerados quanto de recebidos) que quer direcionar para o Bloco Interno criado. Após inseridos, os processos podem ser concluídos. Ao dispor os processos em Blocos Internos relacionados a assuntos distintos será mais fácil localizá-los e não será necessário mantê-los abertos na sua unidade.

Dentro do processo, você clicará no ícone Acompanhamento Especial. Lá, você criará um novo grupo de acompanhamento do processo (o SEI permite que você crie vários “grupos” de controle de processo, que pode ser organizado por assunto, nome do órgão, entre outras classificações), informará um nome desejado e salve. Após o envio do processo ao órgão X, você irá em Menu >> Acompanhamento Especial >> selecionar o grupo desejado, em seguida, você verificará os processos listados neste grupo, e se teve algum andamento. Esta funcionalidade permite, que ao clicar no número do processo, você possa reabri-lo mais facilmente, bem como acompanhar o andamento do processo.

Para esse procedimento utilize a funcionalidade Bloco de Assinatura. Crie um bloco de assinaturas para as unidades dos membros da reunião, inclua a Ata em Bloco de Assinatura e disponibilize para que estas unidades onde estão lotados os membros deste grupo recebam o documento a ser assinado.

O Bloco de Assinatura é disponibilizado apenas para Unidades, porém é possível incluir uma anotação com informações importantes, como o nome dos destinatários do Bloco e a descrição da reunião.

Cancele a Disponibilização, inclua os novos documentos no Bloco e disponibilize novamente.

Verifique se o botão de Disponibilizar Bloco foi clicado, isto é, se o Bloco de Assinatura foi disponibilizado à unidade.

O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize o acesso ao conteúdo de um processo para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de tramitação do processo. Pode ser utilizado para serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em unidades diferentes da geradora. Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela Controle de Processos, basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluídos no bloco.

Sim. Desde que você tramite de volta para a unidade que determinou o Retorno Programado, ao fazer isso ele será concluído na sua.

Por meio da inclusão de um documento do tipo “Recebimento/Atesto Definitivo de Nota Fiscal”, com a devida referência (link) do documento que está sendo atestado.

Não, apenas assinar.

Você poderá utilizar a funcionalidade “Disponibilização de Acesso Externo” do processo ou com o envio de uma Correspondência Eletrônica do próprio processo para um e-mail institucional do órgão de destino. Caso o destinatário não aceite, deverá imprimir os documentos e encaminhar fisicamente.

Deverá utilizar o documento do tipo “Requerimento Geral”.

Sim. Já está disponível esta extensão.

A partir da implementação do SEI, todos os documentos e processos administrativos devem tramitar em meio eletrônico. Dessa forma, aqueles que foram produzidos originalmente em papel e ainda permanecem em andamento, devem ser digitalizados e inseridos no SEI. Já os documentos e processos encerrados, devem aguardar transferência ao Arquivo Intermediário ou permanente e não devem ser incluídos no sistema. O processo de transferência deve ser feito conforme orientações da Unidade de Arquivo do seu órgão. Para orientações sobre como proceder à digitalização, consulte no Portal SEI o Tutorial sobre Conversão de Processos Físicos para Processos Eletrônicos.

Não. A digitalização não substitui o documento ou processo original, que deve ser preservado. A eliminação de documentos públicos (tanto físicos quanto eletrônicos) deve ser realizada com base no estabelecido pela legislação arquivística do Distrito Federal, disponível no Portal SEI-GDF (www.portalsei.df.gov.br). Para orientações sobre como proceder à eliminação de documentos públicos, consulte os procedimentos para eliminação de documentos públicos do Arquivo Público do Distrito Federal.

O SEI permite alterar, a qualquer momento, os campos preenchidos na tela “Iniciar Processo”, com exceção da data de autuação e do Número Único de Protocolo (NUP). Para isso, o usuário deve:

1. Clicar no processo desejado (clicar sobre o NUP do processo);

2. Clicar no ícone “Consultar / Alterar Processo”, no menu superior da tela;

3. Alterar os dados necessários;

4. Clicar em “Salvar”.

Na tela de inclusão de documentos aparece uma lista prévia dos tipos de documentos mais utilizados na sua unidade. Se o documento não estiver nessa lista, o usuário deve clicar no símbolo “Exibir todos os tipos” (representado pelo ícone sinal de + na cor verde). Se na lista completa não constar o tipo de documento desejado, o usuário deve solicitar a Unidade Setorial de Gestão para gerenciar essa inclusão junto à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.

A funcionalidade de autenticação é disponibilizada a qualquer usuário do SEI-GDF, funciona como um “confere com o original” e somente pode ser utilizada em documentos externos cadastrados com o formato “digitalizado nessa unidade”. Esses documentos, necessariamente, devem ter sido escaneados pelo usuário da unidade responsável pelo processo.

Seguir o Tutorial de Conversão de Processos Físicos em Eletrônicos disponibilizado no Portal SEI-GDF (www.portalsei.df.gov.br) no menu SEI no GDF >> Documentação SEI-GDF.

O SEI ainda não possui funcionalidade de arquivamento. O módulo de arquivamento somente estará disponível futuramente e atuará conforme as regras e normativos de preservação de documentos eletrônicos. Ao finalizar todas as ações do rito do processo, este pode ser concluído.

É a pessoa autorizada a visualizar processos e documentos do SEI, que também pode obter autorização para assinar documentos disponibilizados para este fim. Qualquer cidadão interessado em processos do SEI-GDF pode se cadastrar como usuário externo.

O peticionamento do SEI-GDF está disponível para solicitação de liberação de usuário externo. Os tipos de processo para disponibilização serão ampliados.
Além disso existem outras possibilidades de peticionar de forma eletrônica, conforme sistemas disponibilizados pelos órgãos.

Não. O SEI gera a data do documento automaticamente quando ele é criado no sistema e também a data de assinatura, não há como realizar isso de forma retroativa. Não é possível alterar a data atribuída pelo sistema.

Sim, o SEI-GDF permite transformar qualquer documento que tenha sido utilizado em modelo para documentos similares de outros processos. Para isso, entre no documento que deseja transformar em modelo. Em seguida, clique no ícone “Adicionar aos Modelos Favoritos” e informe um grupo e uma descrição para o modelo.

Certifique-se que a função “Pop-up” esteja habilitada no seu navegador. Para habilitar essa função no seu navegador abra um chamado. Independentemente da função “Pop-up” estar ou não habilitada no navegador é possível alterar o documento. Para isso, clique sobre o documento gerado na árvore de documentos que aparece à esquerda da tela e clique no ícone “Editar Conteúdo”, em seguida, digite as alterações e, ao final, clique no botão “Salvar” no canto superior esquerdo da tela.

Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado por sua unidade, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha ou certificação digital. Um documento externo digitalizado, com assinatura em papel, não deve substituir o documento interno com assinatura gerada eletronicamente, a não ser que tenha sido recebido de órgão ou pessoa externa ao GDF.

Sim. O timbre do órgão pode ser colocado nos documentos, essa ação é realizada pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.

A senha é de uso pessoal e intransferível, e é de responsabilidade do usuário. Deve ser mantida em sigilo por cada servidor. Todas as ações executadas em documentos ou processos no SEI são registradas, por isso, é importante manter a guarda da senha. Importante destacar que com a senha qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente, realizar ações que impactam nos processos e podem ser responsabilizados por eventuais problemas identificados.

No Portal do SEI-GDF (www.portalsei.df.gov.br >> no menu SEI no GDF >> Capacitação) estão disponíveis os links de treinamento com Ensino a Distância. Além disso, o ambiente de teste no SEI-GDF é disponibilizado aos servidores para treinamentos internos. Para solicitar acesso, entre em contato com Unidade Setorial de Gestão do seu órgão.

Sim. Todo e qualquer processo ou documento no SEI pode sofrer auditoria efetuada pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF e pela SUTIC, pois todas as ações efetuadas por usuários ficam registradas no Sistema.

Sim. Essa ação é possível utilizando-se o Barramento de Serviços do Processo Eletrônico Nacional – PEN que permite que um órgão envie processos ou documentos administrativos digitais para outro de maneira segura e com confiabilidade de entrega. Tal infraestrutura permite a interligação de diferentes sistemas de processo eletrônico, a fim de simplificar a troca de processos e documentos oficiais. Para saber mais, acesse Portal SEI-GDF em SEI no GDF >> Barramento de Serviços PEN.

Para o recebimento de processos externos a unidade protocolizadora deve ser configurada previamente, pela Unidade Central de Gestão do SEI. Todos os processos recebidos externamente estarão cadastrados com o tipo de processo “Processo Recebido Externamente (a classificar)”, cabendo à unidade protocolizadora reclassificar o tipo de processo e tramitar para a unidade responsável. A numeração do processo recebido externamente manterá o padrão do órgão de origem. Para saber mais, acesse Portal SEI-GDF em SEI no GDF >> Barramento de Serviços PEN.

Responder ao TCDF, preferencialmente, no âmbito do mesmo processo em que tomar conhecimento da demanda deste Tribunal no sistema SEI-GDF;

 

Quando se manifestar via barramento SEI-GDF, reportar-se ao Tribunal por meio de ofício assinado eletronicamente pelo dirigente do órgão ou outra autoridade cuja competência seja delegada;

 

Ao apresentar esclarecimento ou informação requerida pelo TCDF, indicar a decisão, o despacho singular, o ofício, a nota de auditoria ou outro expediente a que se refere;

 

Se o Tribunal requisitar cópia de peça processual, preferencialmente, utilizar o “Gerenciamento da Disponibilização de Acesso Externo” para gerar um link de acesso ao que for requisitado; o qual deverá ser informado ao Tribunal por meio de e-mail, somente se expressamente solicitado.

 

Para realizar trâmite de processo ao TCDF, clicar no ícone Envio Externo de Processo (representado pelo ícone prédio com envelope aberto), no campo Repositório de Estruturas Organizacionais selecionar Distrito Federal, no campo Unidade digitar TCDF, clicar no botão Pesquisar, em seguida selecionar: “Coordenadoria de Gestão de Documentos e Preservação da Memória Institucional”.

 

Para saber mais, acesse Portal SEI-GDF em SEI no GDF >> Barramento de Serviços PEN.

Sim. Conforme orientações da Unidade Central de Gestão do SEI-GDF, os pedidos recebidos de órgãos externos podem ser atendidos seguindo o seguinte procedimento:
Relacionar o processo em que consta o pedido de informação ao processo que contém as informações solicitadas e disponibilizar acesso ao processo por meio do ícone Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo, ou se necessário, realizar o Envio Externo do processo solicitado;
Responder ao processo recebido externo com as informações pertinentes. Os novos documentos inseridos pelo órgão EXTERNO estarão disponíveis, somente, após o retorno do processo ao SEI-GDF.