Autenticação em Dois Fatores
A autenticação em dois fatores, ou 2FA, adiciona uma camada de segurança ao seu acesso e a ativação deste recurso é opcional. Após ativação do recurso, qualquer tentativa de login em dispositivos não autorizados irá requerer também um código numérico gerado no aplicativo de autenticação escolhido.

ATENÇÃO: Em seu smartphone, acesse a loja de aplicativos Apple Store ou Google Play para baixar e instalar um aplicativo próprio para autentição em duas etapas, como o Google Authenticator, Microsoft Authenticator, FreeOTP, Authy, etc.

NOTA: Foi utilizado o Google Authenticator nos exemplos deste manual.

Com o aplicativo de autenticação instalado em seu smartphone você poderá ativar a 2FA no SEI-GDF. Para isso, na tela de login do SEI-GDF, preencha o seu usuário, a sua senha, o seu órgão e, clique em Autenticação em dois fatores localizado abaixo no botão ACESSAR.

O SEI-GDF apresentará uma tela com a seguinte mensagem: “A autenticação em 2 fatores é um recurso para adiconar maior segurança no seu acesso ao sistema, Ao ativá-la, qualquer tentativa de login em dispositivos não liberados irá requerer também um código numérico gerado por um aplicativo. Antes de prosseguir, leia as instruções aqui”. Nesta tela, leia as instruções e, em seguida, clique no botão Prosseguir.

Para finalizar o cadastro do dispositivo, informe um e-mail pessoal e clique no botão Enviar. Uma vez configurado, o recurso de 2FA será ativado, e uma senha adicional, numérica, será exigida para efetuar o login em novos dispositivos.

Em caso de dúvidas para finalizar o cadastro, é possível acessar as Instruções para configuração da 2FA na tela do qrCODE ou clique aqui para acessar as instruções.

Barra de Ferramentas

Quando acessado, o SEI apresenta uma barra de ferramentas no topo da página:

	Menu: permite exibir e ocultar o menu principal
	Pesquisa: Possibilita a pesquisa rápida de documentos ou processo, para isso basta digitar o número do processo, documento ou alguma palavra ou expressão
	Caixa de seleção de unidade: informa ao Usuário qual unidade ele está logado. Caso o usuário tenha permissão em mais de uma unidade, basta clicar na caixa e selecionar a outra unidade na tela que será exibida.
	Controle de Processos: permite ao usuário retornar a tela Controle de Processos independente da tela do sistema em que esteja.
	Painel de Controle: funcionalidade que possibilita ao usuário ter uma visão mais resumida e personalizada dos processos da unidade.
	Novidades: utilizado para divulgações sobre o SEI-GDF, permite ao usuário manter-se informado sobre notícias do seu órgão ou de todo o Distrito Federal.
	Acessibilidade: Novas teclas de atalho e tela descritiva disponível.
	Configurações do Sistema: Configuração do Sistema: permite ao usuário alterar as cores sistema, inclusive com opção em alto contraste para facilitar a utilização por usuário PCD.
	Usuário: identifica qual usuário está logado no sistema. Ao clicar no ícone será exibido o histórico de acessos do usuário no SEI, com o IP da máquina e navegador.
	Sair do sistema: permite ao usuário sair do sistema.
	Exibir/Ocultar ações: caso o usuário necessite aproximar muito a tela (zoom), o sistema irá ocultar as opções da barra de ferramentas, que estarão acessíveis por meio deste ícone. Esse comportamento também ocorre ao acessar o sistema por meio de dispositivos móveis.

Controle de Processo
A tela Controle de Processos é como sua sala de trabalho, nela estão os processos em aberto na sua unidade. Seu nome estará ao lado de cada processo que esteja atribuído a você. Diversas informações a respeito dos processos podem ser consultadas, também sendo possível realizar algumas operações em lote, para vários processos de uma só vez. Ao posicionar o cursor sobre os ícones o sistema exibe uma descrição da funcionalidade.

IMPORTANTE: Ao efetuar login, no canto superior direito da tela, será exibido um link com as informações de último acesso do(a) usuário(a) logado. Quando o(a) usuário(a) clica nesse link o sistema apresenta os últimos acessos do(a) usuário(a) ao sistema. Caso algum acesso não tenha sido realizado por você, orientamos: a) Trocar a senha, imediatamente;e b) Efetuar o cadastro da Autenticação em Dois Fatores.

MENU SUPERIOR DA TELA DE CONTROLE DE PROCESSOS
	Enviar Processo: permite ao usuário tramitar processos para outra unidade ou órgão. Esta função só poderá ser utilizada em lote caso os processos sejam tramitados para a mesma unidade. Antes de enviar o processo, o usuário terá a opção de manter o processo aberto em sua unidade, caso contrário, o processo será concluído automaticamente na unidade.
	Atualizar Andamento: utilizado para incluir informações de andamento (histórico) em um processo ou mais processos selecionados.
	Atribuição de Processos: utilizado para distribuir os processos dentro da unidade. Ao atribuir, o sistema informa que o processo está sob a responsabilidade de um usuário na tela Controle de Processos. A ação não impede outros usuários de acessar o processo, produzir documentos etc. É apenas para organização.
	Incluir em Bloco: utilizado para organizar os processos dentro do sistema. Pode ser incluído em bloco interno ou bloco de reunião.
	Sobrestar Processo: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento.
	Concluir Processo nesta Unidade: utilizado para fechar o processo na unidade, quando não há mais nenhuma ação daquela unidade a se fazer no processo. Ao concluir um processo, automaticamente ele desaparecerá da tela de Controle de Processo.
	Anotações: utilizado para inserir informações adicionais, geralmente orientações internas de trabalho da equipe.
	Acompanhamento Especial: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo, mesmo que ele já esteja concluído na unidade e tramitando em outra. Pela tela Controle de Processos é possível inclusão em especial em lote dos processos.
	Incluir Documento: utilizado para incluir documento no processo. Este ícone na tela de processos possibilita inserir documento (texto padrão ou modelo), sem abrir o processo. Ponto de Controle: permite atribuir e gerenciar pontos de controle (fases ou categorias) para acompanhamento da situação do(s) processo(s).
	Adicionar Marcador: recurso de organização interna da unidade, utilizado para identificar sobre qual ou quais assuntos ou demandas são os processos. Podendo classificar por assunto ou definir prioridades.
	Remover Marcador: recurso de organização interna da unidade, utilizado para identificar sobre qual ou quais assuntos ou demandas são os processos. Podendo classificar por assunto ou definir prioridades.
	Controle de Prazos: utilizada para gestão de prazos dentro da unidade. É uma funcionalidade de organização interna. Dessa forma, outras unidades não terão acesso ao Controle de Prazos da unidade.
	Processo com Credencial de Acesso nesta Unidade: utilizado para controlar os processos sigilosos em que o usuário possui credencial. Disponível apenas para usuários que estejam com credencial em processo sigiloso.

COLUNAS DA TELA DE CONTROLE DE PROCESSOS
Recebidos	Gerados
A coluna Recebidos, à esquerda, indica os processos recebidos na unidade	A coluna Gerados, à direita, indica os processos gerados pela unidade. Toda vez que um usuário iniciar um processo, esse processo será apresentado nesta coluna.

LEGENDA – ÍCONES APRESENTADOS AO LADO DO NÚMERO DE CADA PROCESSO
	Indica que houve uma ação dentro do processo executada por outra unidade, podendo ser a assinatura ou inclusão de um documento.
	Indica que o processo possui retorno programado, ou seja, tem prazo para resposta e devolução do processo para a unidade que estabeleceu o prazo de retorno. Amarelo: Indica que há prazo para devolver. Vermelho: Indica que prazo já excedeu a data limite. Azul: Indica devolução cumprida.
(mauricio.souza)	Indica à quem o processo está atribuído. Entre parênteses o sistema apresenta o login do usuário, posicione o cursor sobre o login para ler o nome completo e matrícula do usuário à quem o processo está atribuído.
	Indica que o processo possui Atendimento Prioritário.
	Indica que o processo possui Anotação. Com o mouse sobre o ícone é possível visualizar a descrição da anotação, o usuário que criou a anotação e a data/hora da criação. Amarelo: Indica que há uma Anotação. Vermelho: Indica que há uma Anotação com Prioridade.
	Indica que o processo possui Controle de Prazo. Amarelo: Indica dentro do prazo. Vermelho: Indica atraso. Azul: Indica conclusão do Controle de Prazo.

OPÇÕES DE FILTROS DISPONÍVEIS NA TELA DE CONTROLE DE PROCESSOS
Visualização resumida	Possibilita uma visualização mais detalhada dos processos na tela. O usuário poderá configurar essa opção clicando no link Visualização detalhada e, em seguida, no link Configurar nível de detalhe.
Configurar nível de detalhe	Esse link surge quando o usuário clica em Visualização detalhada. Ele permite a configuração do nível de detalhe a ser exibido na tela. O usuário poderá selecionar uma das seguintes opções a serem apresentadas na tela: Atribuição, Anotação, Tipo de processo, Especificação, Interessados, Observação, Controle de Prazo, Para Devolver, Aguardando Retorno, Última Movimentação na Unidade, Marcadores.
Visualização resumida	Permite a visualização resumida (padrão) da tela Controle de Processos, com duas colunas de processos: Recebidos e Gerados.
Ver processos atribuídos a mim	Serão exibidos todos os processos atribuídos ao usuário que efetuou o login
Ver por marcadores	Exibe os Marcadores utilizados na unidade e a quantidade de processos em cada Marcador.
Ver por tipo de processo	Exibe os tipos de processos abertos na unidade e a quantidade de processos de cada tipo. Para acessar os processos, basta clicar no número correspondente à quantidade de cada tipo, na coluna Processos.
Ver por prioridade	Exibe os processos que foram cadastrados como Prioridade.

Menu Principal É o menu localizado na lateral esquerda da tela do SEI, onde as funcionalidades estão em ordem alfabética, e dependendo do perfil de acesso do usuário ou da configuração da unidade poderá apresentar mais ou menos opções. A figura do Menu Principal apresentada ao lado refere-se ao perfil Básico.

Funções do Processo
Ao selecionar um processo, algumas funções ficarão disponíveis na parte superior direita da tela, ao clicar nos ícones, as funções serão realizadas no processo selecionado.

MENU DO PROCESSO SELECIONADO
	Incluir Documento: utilizado para incluir um novo documento interno ou externo no processo.
	Iniciar Processo Relacionado: permite iniciar um processo relacionado ao processo atual.
	Consultar/Alterar Processo: utilizado para consultar ou alterar os dados de cadastro do processo, como por exemplo: especificação, interessados, observações da unidade, nível de acesso.
	Acompanhamento Especial: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo, mesmo que ele já esteja concluído na unidade e tramitando em outra. É possível incluir o mesmo processo em mais de um grupo de acompanhamento especial na unidade.
	Ciência: utilizado para os usuários darem ciência, confirmando que leram ou tomaram conhecimento de um certo processo ou documento.
	Enviar Processo: permite ao usuário tramitar processos para outra unidade ou órgão.
	Atualizar Andamento: utilizado para acrescentar informações de andamento no histórico do processo selecionado.
	Atribuir Processo: utilizado para distribuir os processos para usuários da unidade. Informa que o processo está sob a responsabilidade de um usuário.
	Adicionar aos Favoritos: permite que um processo que seja recorrentemente utilizado pela unidade seja adicionado a uma lista de favoritos. Segue os mesmos passos para a inclusão de um documento como Modelo Favorito.
	Duplicar Processo: utilizado para duplicar processos com os mesmos dados. Caso o processo contenha documento(s), os mesmos também serão duplicados, porém sem assinatura.
	Enviar Correspondência Eletrônica: permite enviar e-mail relacionado ao processo, e também selecionar os documentos do processo para envio como anexo. O e-mail enviado do processo passa a compor a árvore do processo.
	Relacionamentos do Processo: permite vincular um processo ao outro por meio de relacionamento.
	Incluir em Bloco: permite incluir o processo em bloco interno ou bloco de reunião.
	Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo: utilizado para liberar acesso ao processo à pessoa externa ao GDF, não usuária do sistema. Envia e-mail com link que dará acesso integral ao processo ou apenas a documentos selecionados, pelo prazo estipulado no momento da liberação.
	Anotações: utilizado para inserir informações adicionais, geralmente orientações internas de trabalho da equipe. As informações não ficam disponíveis para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
	Sobrestar Processo: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento.
	Anexar Processo: utilizado para anexar um processo ao outro: Ao utilizar esta função, o processo anexado servirá apenas para consulta, passando a compor o outro processo.
	Concluir Processo: utilizado para concluir (fechar) o processo na unidade, quando não há mais nenhuma ação a se fazer no processo. Ao concluir um processo, automaticamente ele desaparecerá da tela de Controle de Processo.
	Gerar Arquivo PDF do Processo: utilizado para gerar um arquivo no formato PDF. O usuário pode gerar o PDF do processo integral ou apenas de arquivos selecionados.
	Gerar Arquivo ZIP do Processo: utilizado para gerar um arquivo no formato ZIP. O usuário pode gerar o ZIP do processo integral ou apenas de arquivos selecionados.
	Comentários: recurso destinado à inclusão de comentários em processos e/ou documentos. Poderão ser visualizados pelas unidades que tiverem acesso ao processo.
	Gerenciar Marcador: utilizado para identificar sobre qual ou quais assuntos ou demandas são os processos. Podendo classificar por assunto ou definir prioridades.
	Controle de Prazo: utilizada para gestão de prazos dentro da unidade. É uma funcionalidade de organização interna. Dessa forma, outras unidades não terão acesso ao Controle de Prazos da unidade.
	Plano de Trabalho: se o Tipo de Processo tiver um Plano de Trabalho configurado, permite consultar fases do processo, a documentação correspondente e a unidade responsável por produzir aquele documento, além de indicar o status de cada fase.
	Controle de Processos: utilizado para retornar à página inicial do SEI.
	Pesquisar no Processo: recurso que permite a realização de pesquisa rápida ou restrita ao processo.
	Incluir Processo no Bloco de Trâmite: recurso inativo.

Funções do Documento
Quando um documento estiver selecionado, algumas funções ficarão disponíveis na parte superior direita:

MENU DO DOCUMENTO SELECIONADO
	Incluir Documento: utilizado para incluir um novo documento interno ou externo no processo.
	Consultar / Alterar Documento: permite ao usuário consultar ou alterar os dados de cadastro do documento, tais como descrição, interessados, destinatários, nível de acesso.
	Acompanhamento Especial: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo, mesmo que ele já esteja concluído na unidade e tramitando em outra. É possível incluir o mesmo processo em mais de um grupo de acompanhamento especial na unidade.
	Ciência: utilizado para os usuários darem ciência, confirmando que leram ou tomaram conhecimento de um certo processo ou documento.
	Enviar Processo: permite ao usuário tramitar processo para outra unidade ou outro órgão, mesmo estando disponível ao clicar no documento, a função envia todo o processo. Antes de enviar o processo, o usuário terá a opção de manter o processo aberto em sua unidade, caso contrário, o processo será concluído automaticamente na unidade.
	Atualizar Andamento: utilizado para incluir informações de andamento (histórico) em um processo ou mais processos selecionados.
	Enviar Documento por Correio Eletrônico:
	Editar Documento: permite ao usuário realizar alterações no conteúdo de documentos gerados na unidade. Caso o documento esteja assinado e a cor da caneta esteja preta, não será possível alterar o documento.
	Assinar Documento: permite ao usuário assinar eletronicamente os documentos gerados no SEI.
	Gerenciar Liberações para Assinatura Externa: permite que o usuário disponibilize um documento gerado no SEI, para um usuário externo assinar.
	Incluir em Bloco de Assinatura: permite incluir o documento gerado na unidade em Bloco de Assinatura, possibilitando que usuários de diferentes unidades assinem o documento.
	Cancelar Documento: utilizado para cancelar um documento que já foi visualizado ou tramitado, ou seja, não pode ser excluído. O cancelamento do documento segue regras previstas em Procedimento Operacional Padrão e está disponível para usuário específico dentro da unidade.
	Adicionar aos Favoritos: permite que o usuário defina o documento como modelo, para aproveitar seu formato e conteúdo na confecção de novos documentos.
	Versões do Documento: permite ao usuário saber quantas vezes um documento gerado foi editado, qual usuário gerou cada versão, a unidade, o dia e a hora de realização. Permite ainda comparar as versões do documento e recuperar o documento a uma versão anterior, enquanto o documento for editável. Disponível apenas na unidade que gerou o documento.
	Imprimir Web: permite que o usuário imprima um documento gerado no SEI.
	Gerar Arquivo PDF do Documento: utilizado para gerar um arquivo no formato PDF, de arquivo selecionado.
	Comentários: recurso destinado à inclusão de comentários em processos e/ou documentos. Mais informações sobre esta ferramenta mais adiante.
	Excluir: permite ao usuário excluir um documento interno ou externo, incluído pela unidade, desde que atenda às seguintes condições: • O documento interno pode ser excluído caso não esteja assinado e, se assinado, enquanto a caneta de assinatura do documento interno estiver amarela , isso indica que ele ainda não foi visto por usuário de outra unidade. • Os documentos externos podem ser excluídos enquanto não forem visualizados por outras unidades ou enquanto o processo não tenha sido enviado para outras unidades. O documento externo autenticado, enquanto o selo de autenticação estiver amarelo, também indica que ele ainda não foi visto por outra unidade.
	Consultar Assinaturas: .
	Concluir Processo: utilizado para fechar o processo na unidade, quando não há mais nenhuma ação a se fazer no processo. Ao concluir um processo, automaticamente ele desaparecerá da tela de Controle de Processo.

Incluir Documento
Uma vez que o processo no qual se deseja criar o documento tenha sido acessado, o botão Incluir Documento estará disponível. Ao clicar no botão, será exibida a lista dos tipos de documento. Da mesma forma que ocorre na tela de seleção do Tipo de Processo, ocorre primeiro a visualização dos Tipos de Documentos já trabalhados anteriormente pela unidade. A pesquisa e o botão para visualizar a lista completa também estão presentes.

Observe que o primeiro Tipo de Documento exibido na listagem é o EXTERNO. Documentos externos são aqueles que não são produzidos via sistema, devendo-se cadastrar o documento e fazer o upload do arquivo referente ao documento em questão (o sistema aceito diferentes tipos de anexos). Os demais tipos de documento serão chamados de documentos internos, uma vez que são produzidos internamente, utilizando o editor de texto do SEI-GDF.

Uma vez selecionado o Tipo de Documento, uma tela de cadastro de informações também será visualizada.

a) Texto Inicial: O sistema possui dois recursos para que seu documento já seja criado com um texto previamente existente. • Texto Padrão: Texto criado por algum usuário da unidade (Menu  Texto Padrão). • Modelo: Permite copiar o texto de um documento já existente, bastando informar o número SEI referente ao documento, ou utilizar a lista disponível em Modelos Favoritos. • Nenhum: O documento virá sem texto, ou com texto base previamente cadastrado na criação do Tipo de Documento. (por exemplo, formulários).

b) Descrição: Semelhante a Especificação. Quando cadastramos um processo, esse campo deve ser utilizado para detalhar melhor o assunto do documento.

c) Número: Alguns Tipos de Documento possuem campo para informar a sua numeração, enquanto outros possuem a numeração controlada pelo sistema. Alguns documentos não possuem numeração.

d) Nome na árvore: informar, de forma sucinta, o complemento do tipo de documento, conforme deve aparecer na árvore do processo. Campo não obrigatório;

e) Valor: Alguns documentos possuem campo específico para informação referente a valor monetário. Na Pesquisa é possível buscar por esses valores;
f) Interessados: Aqui irão aparecer os interessados já cadastrados no processo. Caso seja necessário, pode-se fazer alguma alteração para o documento. (Alguns documentos contam com um campo adicional para cadastro de Destinatários).

g) Classificação por Assuntos: Diferente dos processos, ao criar o documento ele não exibirá assuntos previamente cadastrados, porém como a classificação já está preenchida no processo, não será necessário efetuar um preenchimento para classificação arquivística nos documentos.

h) Observações desta unidade: Campo para registro de alguma informação adicional de interesse interno da unidade.

i) Nível de Acesso: Esse campo deve ser preenchido documento a documento pois em muitas vezes é no teor dos documentos em específico que estará a informação mais sensível, que necessitará de restrição quanto ao acesso. Os Níveis de Acesso disponíveis são os mesmos do processo, ou seja, se o processo permitir os níveis Público, Restrito e/ou Sigiloso, o mesmo irá valer para os seus documentos.

j) Com os dados devidamente cadastrados, basta clicar em Salvar.

ATENÇÃO: Ao incluir um documento com nível de acesso restrito, um processo que antes era público passa a ser tratado como restrito. Essa regra vale para o processo e todos os seus documentos. Ou seja, o conjunto documental será tratado sempre com base naquele que tiver a maior restrição de acesso (público -> restrito -> sigiloso).

OBSERVAÇÃO: É importante que o navegador utilizado para acessar o sistema não bloqueie os pop-ups do SEI-GDF, pois o sistema abrirá automaticamente a tela para exibir o editor de textos do SEI-GDF. Se o bloqueador estiver permitindo as pop-ups do SEI-GDF, ao clicar em Confirmar Dados o sistema abrirá uma nova janela, com o documento pronto para edição de seu texto. Caso contrário, será necessário abrir o editor de texto, selecionando o documento a ser editado e clicando no ícone Editar Conteúdo.

Editor de Textos do SEI
O editor de textos do SEI é semelhante a outros editores de texto, porém possui uma série de recursos que devem ser entendidos para uma melhor experiência do usuário na produção textual.

Inserir Link para Processo ou Documento do SEI!
Esse recurso permite que, no texto do documento produzido, seja criado um link, que levará o usuário que clicar nele, para o processo ou documento mencionado. É muito utilizado quando é necessário fazer uma menção ou referência a outro processo ou a um documento. Caso haja restrição de acesso ao processo ou documento o link não funcionará se a unidade não teve o processo tramitado para ela.

Para utilizá-lo, é necessário copiar ou anotar o número do documento, clicar no ícone, preencher o campo com o número do processo ou documento e clicar em salvar.

Outra forma que o sistema tem para fazer links é clicar sobre o ícone do processo ou documento na árvore, e selecionar as opções sinalizadas com a letra “E” →Copiar Link Editor. Dessa forma é possível colar a informação diretamente no texto durante a edição e o link será gerado automaticamente.

Inserir um Link
Recurso utilizado para fazer links direcionando para portais e demais endereços eletrônicos. Para utilizá-lo, você deve copiar o link do portal ou endereço de internet que deseja utilizar.

Tabela
Permite a criação de tabelas, a partir da informação da quantidade de linhas e colunas, além de opções referentes a alinhamento, largura da tabela, etc.

DICA: A largura pode ser informada em percentual (%). Se assim for feita, a largura se ajustará automaticamente à tela, de acordo com o valor informado.
DICA: Uma vez criada, pode-se clicar sobre a tabela com o botão direito e ter acesso a mais opções, referentes a linhas, colunas e células.
Colar
Esse recurso abre uma nova janela, na qual pode-se colar um texto copiado de arquivo Word ou outro programa do pacote Microsoft Office.

Figura 31: Caixa de texto utilizada para colar textos do Word

Colar como texto sem formatação
Semelhante à opção acima, porém a formatação do arquivo original não será considerada. Em algumas situações pode ser mais proveitoso, principalmente caso o usuário esteja experimentando problemas na formatação na operação acima.

AutoTexto
Permite que o usuário recupere um texto disponível no recurso Texto Padrão.

Estilos de Formatação
É o recurso que nos permite definir, ao mesmo tempo, tipo de fonte, tamanho de fonte, alinhamento e espaçamento. Para utilização deve ser selecionado o estilo antes da digitação, ou selecionar o texto digitado e aplicar o estilo para aquele trecho do texto. Existem diferentes estilos de formatação, que foram produzidos para atender às regras estabelecidas no Manual de Comunicação Oficial para cada documento, e também para especificidades que alguns documentos tenham. Além de fonte, alinhamento e espaçamento, existem estilos para numeração automática de parágrafos, alíneas, incisos…

Imagem
Permite a inserção de imagens no texto. Após a imagem selecionada ser exibida no documento, pode-se clicar sobre ela com o botão direito para ter acesso a opção de ajuste no tamanho da imagem.

EDIÇÃO DE DOCUMENTOS

Uma vez que o documento seja inserido em um processo, ele poderá ser editado quantas vezes for necessário, desde que não seja assinado. Para editar o conteúdo, basta que o usuário selecione o documento a ser editado e utilize o botão

Editar Conteúdo.
– Somente usuários da unidade onde o documento foi criado poderão editar o seu conteúdo, com exceção daqueles documentos em Bloco de Assinatura, desde que não assinados.
– Quando o documento está em bloco de assinatura disponibilizado para outra unidade, não será possível a unidade geradora fazer a edição, devendo ser cancelada a disponibilização para poder editar o documento.
– Para editar o conteúdo, o processo deve estar em aberto na unidade.
– Não será possível editar documentos já assinados (caneta preta, ver item abaixo).
– O conteúdo daquele documento só será visualizado por outras unidades se o documento for assinado, mesmo que o processo seja tramitado ou esteja aberto em diferentes unidades. Existem ainda as opções Bloco de Reunião e Bloco de Assinatura, ambas permitindo a visualização de conteúdo antes da assinatura do documento.

ASSINATURA
A assinatura é o ato que dá validade ao documento. Antes da assinatura o documento é considerado como “minuta”, sendo assim é possível, antes da assinatura, editar o documento quantas vezes for necessário. Após a assinatura já não será mais possível editar, porém caso o documento não tenha sido visualizado fora da unidade (por tramitação, pesquisa que leve ao acesso do documento, envio via e-mail, ciência feita no documento, verificação de autenticidade da assinatura) ainda será possível derrubar a assinatura e então editar o documento. Essa situação é indicada pela caneta na cor amarela , exibida ao lado do documento assinado, na árvore do processo.

Figura 32: Mostra uma caneta amarela ao lado do documento, na árvore de documentos de um processo

Uma vez que a caneta seja exibida na cor preta , já não será possível derrubar a assinatura.

Para assinar o documento, selecione-o na árvore do processo e utilize a ação Assinar Documento.

Figura 33: Tela de assinatura de documento, mostrando os dados do assinante, opção de seleção de Cargo/Função e Assinatura mediante senha ou certificado digital

São exibidos os dados referentes ao assinante. Deve-se conferir esses dados e selecionar no campo Cargo / Função qual será o cargo ou função exibida na assinatura. Nesse campo serão exibidos os cargos e funções disponíveis para a Unidade na qual o usuário está efetuando a assinatura. Sendo assim, caso seu cargo ou função não seja encontrado nesse campo, deve-se solicitar a inclusão da assinatura na unidade. Uma vez que seja selecionado o cargo/função para a assinatura, o usuário deve digitar a sua senha de acesso ao SEI para efetuar a assinatura.

Outra possibilidade é a de assinatura utilizando certificado digital. Para tanto, ao invés de informar a senha o usuário deverá clicar em Certificado Digital, como visto na figura acima.

Figura 34: Exemplo de Tarja de Assinatura A figura acima é um exemplo de assinatura eletrônica feita em documento do SEI-GDF. Ela exibe o nome e matrícula do assinante (conforme cadastro realizado no sistema SIP); o Cargo/Função escolhido pelo usuário no momento da assinatura; data e hora da efetivação da assinatura; e por fim o Decreto nº 36.756 de 2015, que institui o SEI-GDF como sistema oficial de produção e trâmite de documentos no Governo do Distrito Federal.

OBSERVAÇÃO: A unidade geradora do documento aparece em destaque ao lado do número do documento SEI na árvore do processo, e ao posicionar o cursor sobre a sigla, é informado o nome da unidade.

Figura 35– Descrição do nome da unidade
Figura 36- Opções de cópia de dados da unidade geradora do documento

Ao clicar na informação da Sigla da Unidade responsável pela criação do documento, o sistema apresenta opções para copiar a sigla e/ou o nome da Unidade.

3.1. Incluir documento interno em um grupo de processos Para inserir um mesmo documento em mais de um processo simultaneamente:

a) na tela Controle de Processos, assinalar a caixa de seleção ao lado do número dos processos que deseja incluir o documento;
b) clicar no ícone Incluir Documento , disponível na Barra de ícones;

Figura 37– Incluir documento em lote

Agora, selecione o Tipo de documento; indique, no campo Texto Inicial, o Documento Modelo ou o Texto Padrão que será utilizado; selecione um Bloco de Assinatura ou clique em Novo para criar um Bloco; e depois clique em Gerar.

Figura 38 – Incluir documento em lote: preenchimento

Caso tenha optado por já inserir os documentos em um Bloco de Assinatura, será aberta a tela Blocos de Assinatura. Nela, o usuário poderá consultar e assinar os documentos gerados, bem como utilizar todas as outras funcionalidades disponibilizadas nessa tela.

Incluir Documento Externo
Como mencionado anteriormente, o sistema permite ao usuário incluir documentos não produzidos no sistema em processos. São os chamados documentos externos. O sistema aceita diferentes tipos de anexos, sendo o mais utilizado o formato .PDF/A com OCR. O limite de tamanho por arquivo é de 20mb, sendo maior em caso de vídeos, por exemplo. Mais detalhes podem ser consultados no seguinte link: http://www.portalsei.df.gov.br/wp-conteudo//uploads/2020/11/EXTENS%C3%95ES-PERMITIDAS-EPING.pdf

ATENÇÃO: No caso de documentos digitalizados, estes devem estar em formato PDF/A e com resolução de 150dpi e em padrão monocromático, com OCR (Optical Character Recognition).

IMPORTANTE: Quando se menciona que os documentos devem ser em formato PDF/A com OCR, isso significa que o texto contido nas imagens digitalizadas será reconhecido e convertido em texto pesquisável. O OCR facilita a localização de informações dentro do documento e permite que o texto seja copiado e colado, além de ser essencial para a acessibilidade, uma vez que os leitores de ecrã conseguem interpretar o conteúdo textual. Em resumo, digitalizar documentos em PDF/A com OCR é uma prática recomendada para garantir a preservação, acessibilidade e facilidade de pesquisa dos documentos ao longo do tempo.

Figura 39: Tela de seleção para criar um novo documento. Em destaque o tipo Externo

1) No processo, escolhendo a opção Incluir Documento, selecione como Tipo de Documento a opção Externo (a opção sempre aparecerá em primeiro lugar na listagem, os demais estão em ordem alfabética). Figura 40: Tela de cadastro de documento externo, contendo alguns campos adicionais, não encontrados no cadastro de documentos internos

2) O cadastro de documentos externos é um pouco diferente, e contém alguns campos adicionais:

a) Tipo de documento: na tela de escolher o tipo de documento a única informação fornecida é a de que se trata de documento externo. Sendo assim, devemos detalhar que tipo de documento é aquele que, de fato, que estamos inserindo.

b) Data do Documento: devemos inserir a data registrada no documento. Caso o documento não possua data, deve-se colocar a data do dia em que o documento externo foi inserido no processo SEI.

c) Número: Caso o documento a ser inserido possua sua própria numeração esse campo deve ser preenchido. A numeração será exibida na Árvore do Processo (sequência de documentos do processo);

d) Nome na Árvore: informar, de forma sucinta, o complemento do tipo de documento conforme deva aparecer na Árvore do Processo. Campo não obrigatório;

e) Formato: são duas as possibilidades para o usuário marcar: • Nato-digital: o documento foi produzido já em formato digital, ou foi recebido dessa forma pela unidade que está inserindo o documento no SEI. • Digitalizado nesta Unidade: essa opção deverá ser marcada se o próprio usuário ou algum colega de Unidade recebeu o documento em papel, tendo sido digitalizado na unidade para entrar em algum processo como documento externo. Quando marcada, essa opção irá exibir uma opção adicional, chamada Tipo de Conferência:

Figura 41: Tipos de conferência

Cabe ao usuário avaliar o documento em papel e informar se trata de cópia autenticada administrativamente, cópia autenticada por cartório, cópia simples ou documento original. Ao selecionar o formato “Digitalizado”, será necessário informar se o documento físico será encaminhado para o arquivamento:

Figura 42: Tipos de conferência

Caso a caixa “Para arquivamento” seja marcada, o documento em papel deverá ser arquivado na unidade que efetuou o recebimento e digitalização do documento, até que se cumpra seu prazo de guarda em fase corrente e, posteriormente transferi-lo ao Arquivo do órgão, seguindo as orientações da unidade responsável.

ATENÇÃO: Quando um documento é inserido com o formato “Digitalizado nesta Unidade”, será possível fazer autenticação daquele documento no sistema. O procedimento é o mesmo realizado para assinatura de documentos, bastando clicar no ícone e digitar a senha.

f) Remetente: deve ser preenchido caso seja possível identificar o remetente do documento.

g) Interessados: deve ser preenchido conforme já mencionado anteriormente.

h) Classificação por Assuntos: já foi preenchido na escolha do Tipo de Processo, não é necessário o preenchimento ao cadastrar documentos.

i) Observações desta Unidade: se a unidade tem alguma informação adicional, pode utilizar esse campo para seu registro.

j) Nível de acesso: como mencionado anteriormente, seguem os níveis de acesso habilitados para o Processo. Documentos devem ser classificados quanto ao Nível de acesso obrigatoriamente. Observe se o documento possui alguma informação cuja publicidade possa acarretar prejuízo e o classifique conforme as hipóteses legais de sigilo ou restrição, se for o caso.

k) Anexar Arquivo: nessa opção o usuário deve escolher o local em que o arquivo foi salvo e selecioná-lo para realizar o upload do arquivo, e disponibilizá-lo como documento do SEI.

l) Salvar ou Voltar: para confirmar ou retornar as alterações feitas.

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